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Administrador de Oficina de Construcción / Coordinador de Proyectos
Wall Township, NJ
Administrador de Oficina de Construcción / Coordinador de Proyectos
Tiempo completo • Wall Township, NJ
Responsive recruiter
Beneficios:
- Salario competitivo
- Tiempo libre remunerado
Administrador de Oficina de Construcción / Coordinador de Proyectos
Contratistas Mecánicos de Jersey (JMC) – Wall Township / Farmingdale, Nueva Jersey
A tiempo completo | En el cargo
Compensación y beneficios
- Salario anual de 60.000 a 75.000 dólares, según la experiencia
- Días libres pagados (PTO) y festivos pagados
- Oportunidad estable y a largo plazo con un contratista consolidado
- Oportunidad de crecimiento y visibilidad en el liderazgo
Quiénes somos
Jersey Mechanical Contractors (JMC) es un contratista mecánico comercial de servicio completo que atiende a clientes en todo Nueva Jersey. Con más de 40 años de experiencia, realizamos proyectos complejos de HVAC, fontanería, tuberías y control de temperatura en entornos comerciales, industriales, sanitarios, educativos, médicos y farmacéuticos.
Somos conocidos por nuestra seguridad, profesionalidad, cumplimiento, calidad de ejecución y un enfoque práctico y práctico para realizar el trabajo correctamente.
Resumen del puesto
JMC está contratando a un Administrador de Oficina de Construcción / Coordinador de Proyectos para apoyar las necesidades administrativas, de cumplimiento y coordinación diarias del negocio.
Este puesto es ideal para alguien muy organizado, proactivo, detallista y cómodo gestionando una amplia gama de responsabilidades administrativas relacionadas con la oficina y la construcción. La persona adecuada aportará sólidas habilidades de comunicación, buen juicio y la capacidad de mantener organizados muchos elementos en movimiento entre equipos internos y partes interesadas externas.
Esta persona trabajará estrechamente junto a los miembros del equipo encargados de las funciones de informes financieros y contabilidad, mientras asume muchas de las responsabilidades administrativas, de documentación, cumplimiento y relacionadas con proveedores que ayudan a que el negocio funcione sin problemas.
Este no es un puesto puramente contable ni un rol de gestión de personas. Es un puesto fundamental en la oficina para alguien que tiene una gran capacidad de comunicación, seguimiento, organización y coordinación.
Responsabilidades clave
- Coordinar y hacer seguimiento de los certificados de seguro (COIs), la documentación de seguros y los requisitos de cumplimiento relacionados
- Ayudar a mantener los registros estatales, certificaciones, presentaciones anuales y otros documentos administrativos de cumplimiento necesarios para mantener el negocio en buen estado
- Apoyo a la administración de contratos y subcontratos, incluyendo el seguimiento de documentos, la organización y el seguimiento
- Ayuda con los paquetes de precalificación, solicitudes de crédito y papeleo relacionado con la fianza
- Mantener documentos, registros y otros asuntos administrativos de cumplimiento relacionados con el sindicato
- Actualizar y mantener la información sobre la tarifa laboral y otros materiales de apoyo internos utilizados por el equipo de estimación
- Apoyar las operaciones generales de la oficina, incluyendo la coordinación de proveedores, los acuerdos de equipamiento/servicios de oficina y las necesidades administrativas
- Conserva los registros del vehículo de la empresa, la administración del EZ Pass y la documentación relacionada
- Ayudar con tareas de soporte de cuentas a pagar, incluyendo entrada de facturas, coordinación de pagos, registro de registros, administración de tarjetas de crédito / Amex y seguimiento mensual de facturas
- Ayudar a organizar y mantener registros empresariales, archivos y documentación administrativa a través de múltiples flujos de trabajo
- Coordina profesionalmente con proveedores externos, corredores de seguros, clientes, contratistas generales y otros terceros
- Proporcionar apoyo administrativo a la dirección de la propiedad y de la oficina en proyectos especiales y necesidades operativas diarias
- Ayuda a garantizar que las tareas avancen, se cumplan los plazos y que los detalles administrativos importantes no se queden sin hacer
Cualificaciones
- 3+ años de experiencia en administración de oficinas, administración de construcción, coordinación de proyectos o roles de apoyo empresarial
- Se prefiere encarecidamente experiencia previa en construcción, contratación mecánica, subcontratación u otro entorno comercial basado en proyectos
- Sólidas habilidades de comunicación y confianza al interactuar con partes interesadas externas, proveedores, clientes y miembros internos del equipo
- Altamente organizado, con un fuerte seguimiento y la capacidad de gestionar múltiples prioridades a la vez
- Cómodo manejando documentación, elementos de cumplimiento y procesos administrativos recurrentes con precisión y coherencia
- Mentalidad profesional, receptiva y orientada al servicio
- Capaz de trabajar eficazmente en un entorno de equipo junto a personal de contabilidad/finanzas y operaciones
- Fuerte dominio de Microsoft Office, especialmente Excel, Word, Outlook y gestión documental
- Capaz de mantener la confidencialidad y de usar un buen juicio en un entorno de oficina de pequeña empresa
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia con conflictos de intereses, renovaciones de seguros, precalificaciones, fianzas o documentación de cumplimiento de contratistas
- Familiaridad con la documentación sindical, los entornos salariales predominantes o las certificaciones relacionadas con la construcción
- Experiencia en apoyo a cuentas a pagar, coordinación de proveedores o administración financiera de oficina
- Experiencia previa en un sector de contratistas comerciales, mecánicos, HVAC, fontanería, electricidad o servicios industriales
Por qué importa este papel
Este puesto es fundamental para mantener a JMC organizado, receptivo y cumplidor. Ayudarás a garantizar que las responsabilidades administrativas y de cumplimiento críticas se gestionen bien, que se comunique profesionalmente con los interesados externos y que la oficina funcione sin problemas en una amplia gama de partes móviles.
Para la persona adecuada, esta es una oportunidad a largo plazo para convertirse en un colaborador de confianza y muy visible dentro de un contratista mecánico respetado de Nueva Jersey.
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Solicita a través de esta oferta. Los candidatos cualificados serán contactados para una primera entrevista telefónica seguida de entrevistas presenciales con la dirección de la empresa.
Compensación: 60.000,00 $ - 75,000,00 $ al año
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